A Diretora do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação, da Universidade de São Paulo, Profa. Dra. Maria Cristina Ferreira de Oliveira, considerando:

• O estímulo à participação dos alunos do ICMC nas atividades de cultura e extensão promovidas pelo Instituto e pela Universidade em geral,
• A importância do cadastramento e acompanhamento dos grupos de cultura e extensão universitária no âmbito do ICMC,
• Que todo grupo de cultura e extensão universitária deve ser registrado junto à CCEx do ICMC, para garantir transparência institucional, utilização da infraestrutura do ICMC, realização de requisições de auxílio financeiro, dentre outras necessidades,
• As ações dos grupos devem seguir o regimento e código de ética da USP, bem como as normas de propriedade intelectual,

baixa a seguinte Portaria:

Artigo 1º – Fica constituída, no âmbito da Comissão de Cultura e Extensão Universitária do ICMC, a sistemática para criação e acompanhamento dos grupos de cultura e extensão do ICMC-USP.

DO CADASTRAMENTO

Artigo 2º - Para a criação de um grupo de cultura e extensão universitária no âmbito do ICMC-USP é necessário possuir uma estrutura organizacional mínima: coordenador e vice coordenador discentes, diretores/gerentes de comunicação, de projetos e de RH, são alguns exemplos.

Artigo 3º - Para o cadastramento do grupo na CCEx-ICMC, serão necessárias as seguintes informações:

I - Nome do grupo;

II – Descrição da atividade-fim;

II – Indicação do Coordenador e Vice-coordenador discentes;

III – Indicação dos demais membros discentes, indicando a Unidade de Ensino/Universidade a qual pertencem. Recomenda-se participação majoritária de alunos provenientes dos diversos cursos do ICMC.

IV – Indicação de docente ICMC supervisor/tutor o qual é responsável por orientar o grupo com relação ao aspecto acadêmico das atividades. Os grupos podem também contar com apoio de servidores técnico-administrativos, cujo nome deve ser indicado em conjunto com o do docente supervisor/tutor;

V - Critérios de inclusão de membros: como é realizado o processo seletivo e qual a periodicidade;

VI - Público alvo das atividades promovidas do grupo;

VII - Abrangência e relevância das atividades promovidas pelo grupo;

VIII - Captação de recursos: indicação da intenção do grupo para a captação e gestão financeira;

IX - Site do grupo ou página/redes sociais que reportem suas atividades;

X - Endereço de e-mail institucional (@icmc): indicação de endereço desejado, que será disponibilizado pela STI-ICMC após a aprovação do grupo pela CCEx-ICMC. O uso do e-mail institucional do grupo será obrigatório para mensagens institucionais e administrativas.

XI - Declaração de responsabilidade do coordenador/tutor docente sobre o grupo (e-mail, eventos, gestão, etc.);

Parágrafo 1º - É de responsabilidade dos grupos informar/manter atualizadas, na CCEx-ICMC, as informações acima.

Parágrafo 2º - Para realizar o cadastramento é preciso demonstrar atividades sistemáticas realizadas pelo grupo por, no mínimo, 6 (seis) meses, de forma ininterrupta (exemplos: cursos de difusão, eventos, seminários, projetos, etc.) e um calendário anual com as atividades perenes previstas.

Artigo 4º - Será disponibilizado formulário online de cadastramento de grupo de cultura e extensão universitária, no qual deverão ser preenchidas todas as informações elencadas acima, obrigatoriamente.

Artigo 5º - Essas informações formarão um perfil público do grupo de cultura e extensão, na página da CCEx-ICMC, a ser atualizado anualmente.

Artigo 6º - Deverá constar, obrigatoriamente, nos materiais de divulgação das ações promovidas pelos grupos, menção à CCEx-ICMC e/ou o logo do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação.

DO PLANEJAMENTO ANUAL

Artigo 7º - Os grupos cadastrados na CCEx devem enviar planejamento anual até o final do primeiro trimestre do ano vigente, atualizando as informações de cadastramento elencadas nos incisos do artigo 3º, se houver.

Artigo 8º - Para grupos que estejam em processo de solicitação de cadastramento, é necessário enviar também o formulário online do planejamento anual das atividades previstas.

Artigo 9º - O planejamento anual do grupo deverá conter:

I - Atividades de extensão planejadas para o ano: cursos, oficinas, eventos, entre outros, com possíveis datas;

II - Nome, número USP, Unidade USP e curso dos membros ativos no momento do envio do planejamento;

III - Previsão de solicitações de auxílios financeiros;

IV - Demanda de uso de infraestrutura do ICMC, relacionadas às atividades elencadas no item I.

Parágrafo único - Será disponibilizado formulário online de planejamento anual das atividades dos grupos de cultura e extensão universitária, no qual deverão ser preenchidas todas as informações elencadas acima, obrigatoriamente.

DO RELATÓRIO DE ATIVIDADES

Artigo 10 - Até o final do primeiro trimestre do ano vigente é necessário encaminhar também o relatório de atividades realizadas no ano anterior.

Parágrafo único – Os grupos que estiverem em processo de cadastramento no ano vigente, entregarão o relatório apenas no ano seguinte.

Artigo 11 – O relatório de atividades realizadas deverá conter, obrigatoriamente:

I - Estrutura organizacional do ano reportado;

II – Descrição das atividades realizadas: cursos, oficinas, eventos, etc.;

II - Participação em Feiras USP e colaboração em eventos realizados pelo ICMC;

III - Quantidade de membros ativos durante o ano;

IV - Público alvo: quantidade atingida nas diversas ações promovidas, bem como descrição da categoria do público atingido (se interno ou externo à USP, por exemplo);

V – Destacar 01 (uma) atividade realizada.

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 12 – Será atribuído para cada grupo um status na CCEx-ICMC: solicitado, ativo, suspenso ou desativado. Só poderão utilizar ou requerer recursos financeiros e de infraestrutura os grupos com status “ativo”.

Parágrafo único – O grupo será considerado “suspenso” caso não haja entrega do planejamento e/ou relatório de atividades no período determinado, e “desativado” após 01 (um) ano de suspensão, ou por solicitação do docente supervisor.

Artigo 13 - Serão realizadas 02 (duas) reuniões ao ano entre a CCEx e os grupos de cultura e extensão, com participação obrigatória, previstas para os meses de Abril e Setembro. Essas reuniões terão por objetivo acompanhar os grupos e fornecer informações sobre a Extensão Universitária, a CCEx e as atividades realizadas no Instituto.

Artigo 14 - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua expedição.

São Carlos, 04 de setembro de 2019.

PROFA. DRA. MARIA CRISTINA FERREIRA DE OLIVEIRA

Diretora do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação
da Universidade de São Paulo