Dispõe sobre a Política de Atendimento do Escritório de Grandes Projetos e CEPIx.
O Diretor do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação, da Universidade de São Paulo, Prof. Dr. André Carlos Ponce de Leon Ferreira de Carvalho, no uso de suas atribuições legais, estatutárias e regimentais, resolve baixar a seguinte Portaria:
Considerando o novo Organograma do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação da Universidade de São Paulo (ICMC-USP), implementado em 27 de junho de 2025, que incorporou formalmente o Escritório de Grandes Projetos e CEPIx à estrutura institucional;
Considerando a crescente complexidade e o volume dos projetos institucionais de grande porte, que demandam suporte técnico especializado e gestão integrada no âmbito do ICMC;
Considerando a necessidade de estabelecer diretrizes claras e critérios objetivos para o atendimento prestado pelo Escritório de Grandes Projetos e CEPIx, promovendo maior eficiência e uniformidade nas ações voltadas à captação de recursos, à execução de parcerias e à gestão de contratos de grande escala;
Considerando a importância de fomentar a excelência na condução de grandes projetos, com foco em planejamento estratégico, cumprimento de prazos, conformidade com exigências contratuais e otimização de recursos institucionais;
Considerando que a formalização de uma política institucional de atendimento contribui para a transparência, a padronização de procedimentos e a melhoria contínua da qualidade dos serviços prestados à comunidade acadêmica;
Considerando o papel do Escritório de Grandes Projetos e CEPIx na articulação entre o ICMC, unidades da USP, agências de fomento, empresas e demais parceiros estratégicos, visando o fortalecimento institucional e a ampliação do impacto social e científico das ações desenvolvidas;
RESOLVE:
Artigo 1º - Fica estabelecida a Política de Atendimento do Escritório de Grandes Projetos e CEPIx, conforme abaixo:
1. Finalidade
A presente política tem por objetivo estabelecer diretrizes e critérios para o atendimento prestado pelo Escritório de Grandes Projetos e CEPIx, no âmbito do ICMC-USP, voltada à gestão de grandes projetos institucionais, buscando promover a excelência em planejamento, execução, monitoramento e articulação estratégica, proporcionando redução de prazos, padronização de serviços e garantindo o cumprimento de obrigações contratuais.
2. Público-Alvo
Por solicitação do Coordenador do projeto, o Escritório de Grandes de Projetos e CEPIx atuará em conjunto com docentes, pesquisadores, técnicos administrativos, demais atores institucionais e parceiros externos na prospecção, proposição, desenvolvimento e gestão de grandes projetos liderados/coordenados pelo ICMC.
3. Definição de “Grande Projeto”
Para fins de atuação do Escritório de Grandes Projetos e CEPIx, um projeto será considerado de grande porte quando existe o potencial de parceiros externos (para além das agências de fomento), atendendo ao menos dois dos seguintes critérios:
3.1 Duração
Projetos com duração mínima igual ou superior a 24 meses.
3.2 Valor financeiro
Projetos cujo orçamento total estimado ou efetivamente captado seja superior a R$1.000.000,00, considerando tanto recursos diretos quanto indiretos. Projetos com valores inferiores também poderão ser apoiados, desde que representem desdobramentos de iniciativas previamente atendidas pelo Escritório.
3.3 Complexidade e Relevância estratégica
Envolvimento de múltiplas áreas ou unidades acadêmicas, ou ainda, múltiplos parceiros externos (empresas, agências de fomento, órgãos públicos etc).
Necessidade de planejamento estratégico estruturado, com definição de metas, indicadores de desempenho, cronogramas detalhados e gestão de riscos.
Projetos que estejam alinhados ao planejamento estratégico institucional do ICMC.
Projetos com potencial de impacto significativo na sociedade, no ambiente acadêmico ou na inovação científica/tecnológica.
3.4 Potencial de desdobramento
Projetos com possibilidade de continuidade, replicação ou expansão, ou que sirvam de base para novos projetos estruturantes.
4. Serviços Oferecidos pelo Escritório de Grandes Projetos e CEPIx
A pedido do Coordenador, o Escritório de Grandes Projetos e CEPIx oferecerá suporte técnico e estratégico às iniciativas selecionadas, podendo atuar nas seguintes frentes:
4.1 Gestão de Projetos
Apoio no planejamento, estruturação e proposição dos grandes projetos, controle e monitoramento durante a execução e documentação de encerramento, incluindo:
· Definição de cronogramas, marcos, indicadores e planos de risco;
· Acompanhamento de metas e resultados de projetos para apoiar estratégia da gestão;
· Suporte à prestação de contas e relatórios técnicos e financeiros;
· Administração geral e financeira dos projetos junto à Fundação de Apoio.
· Apoio na submissão de Cursos de Especialização em conjunto com o Departamento e a coordenação do curso.
4.2 Prospecção e Captação
· Mapeamento e análise de oportunidades nacionais e internacionais de financiamento, em articulação com agências de fomento, redes acadêmicas e demais parceiros;
· Mapeamento e estabelecimento de contato com empresas e eventos que visam potencializar parcerias em inovação.
· Elaboração ou suporte técnico na submissão de propostas.
4.3 Relacionamento Institucional
· Interlocução com empresas, fundações, entidades públicas, agências multilaterais e outros parceiros estratégicos;
· Apoio à formalização de parcerias e convênios, em articulação com as instâncias competentes da USP.
4.4 Fortalecimento da imagem Institucional
· Apoio à promoção da visibilidade dos grandes projetos nas diversas mídias em parceria com a comunicação institucional do ICMC;
· Apoio à estruturação de redes de colaboração.
5. Fluxo de Atendimento
1. Solicitação formal via formulário eletrônico disponibilizado pelo Escritório de Grandes Projetos e CEPIx.
2. Análise preliminar pela chefia do escritório com base nos critérios estabelecidos nesta política.
3. Reunião inicial de alinhamento, caso o projeto seja elegível.
4. Definição do plano de apoio e assinatura de termo de cooperação interna, quando aplicável.
6. Composição e atuação do Comitê Assessor
O Escritório de Grandes Projetos e o CEPIx contam com uma equipe de servidores técnico-administrativos e com um Comitê Assessor. Este Comitê é composto por três membros, sendo:
· Vice-Diretor/a do ICMC.
· Coordenador/a do CEPIx
· Coordenador/a da Unidade EMBRAPII
O Comitê Assessor poderá ser consultado pela chefia do Escritório de Grandes Projetos e CEPIx em caso de dúvidas quanto ao enquadramento de um projeto. Também atuará como instância de recurso para os pesquisadores.
Artigo 2º - Situações omissas ou excepcionais não previstas nesta política serão analisadas e deliberadas pela chefia do Escritório em conjunto com o Comitê Assessor.
Artigo 3º - Esta política será revisada sempre que necessário, visando à sua adequação às diretrizes institucionais e à evolução das práticas de gestão de projetos.
Artigo 4º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.
São Carlos, 31 de julho de 2025.
PROF. DR. ANDRÉ CARLOS PONCE DE LEON FERREIRA DE CARVALHO
Diretor do Instituto de Ciências Matemáticas e de Computação
da Universidade de São Paulo